Începând cu 1 octombrie 2025 Revisal nu va mai putea fi accesat, iar evidența angajaților va fi exclusiv în REGES Online. Atenție, cu această schimbare vin și amenzi mai mari. Pentru asta, am pregătit un ghid pentru antreprenori pentru o tranziție fără amenzi de la Revisal la noul REGES.
Table of Contents
Ce este REGES Online?
REGES Online este platforma dezvoltată de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) pentru a înlocui aplicația clasică Revisal (Registrul General de Evidență a Salariaților).
Ce este nou?
Platforma REGES Online permite completarea, transmiterea și actualizarea registrului salariaților direct online, fără a mai fi nevoie de instalarea unei aplicații pe calculator. De oriunde, și de pe orice device (laptop, smartphone, tabletă).
Practic, tot ce făceai până acum în Revisal, vei face în REGES Online, dar cu un cont securizat și de oriunde ai conexiune la internet.
REGES Online vs Revisal – principalele diferențe
Cine trebuie să se înroleze în REGES Online?
Orice angajator din România (fie firmă, PFA, ONG etc.) care are cel puțin un salariat trebuie să se înroleze în REGES Online.
În plus, și cei care au avut angajați, dar au toate contractele încetate, au obligația de a se înrola în noul REGES.
De ce? Pentru că datele din vechiul Revisal nu se vor mai putea accesa, astfel încât, dacă foștii angajați vor avea nevoie de o adeverință care să ateste perioada lucrată, fostul angajator nu va putea să elibereze un extras din Revisal.
Cum se face autentificarea în REGES?
Responsabilitatea pentru crearea și accesarea contului angajatorului în platforma REGES Online revine exclusiv angajatorului, care poate solicita accesul în REGES Online
- prin reprezentantul legal al acestuia – administratorul firmei
- sau printr-o persoană împuternicită
Atenție: Chiar dacă folosești un soft extern de resurse umane sau colaborezi cu un contabil/HR extern, trebuie să ai un cont propriu de angajator în REGES ONLINE. Fără acest cont, nu vei putea delega accesul către un alt utilizator. În plus, prestatorii de servicii nu pot acționa din proprie inițiativă pentru a crea contul angajatorului în REGES Online și nu pot solicita accesul în registru în numele angajatorului.
Așadar, cum creezi contul firmei în REGES?
Crearea unui cont REGES-Online pentru un angajator presupune de fapt crearea contului pe CNP-ul reprezentantului legal:
- cu ROeID
- sau cu semnătură electronică
și ulterior, adăugarea firmei la utilizatorul reprezentant legal.
Vom trata separat fiecare metodă de autentificare în parte pentru a înțelege exact diferențele:
Autentificarea cu ROeID
Ce este ROeID?
ROeID este platforma de autentificare unificată creată de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), folosită pentru accesul la servicii publice digitale.
Pentru crearea unui cont ROeID este necesar să descarci pe telefon aplicația ROeID și
să urmezi instrucțiunile, prin care se cere scanarea cărții de identitate, fotografierea
titularului etc. Activarea contului, în cazul în care tot procesul de autentificare a decurs corect, durează aproximativ 24 de ore lucrătoare.
De ce ROeID?
Crearea unui cont RoEID are avantajul că
- poate fi folosit la diverse instituții din România
- contul REGES poate fi accesat de pe orice dispozitiv (laptop, telefon, tabletă).
De ce ai nevoie?
Dacă alegi această variantă, iată de ce vei avea nevoie:
- Un cont ROeID activ (dacă nu ai unul, trebuie să descarci aplicația pe telefon și să-ți creezi un cont)
- CNP valid și cartea de identitate (în momentul în care îți creezi contul ROeID va trebui să ai la îndemână cartea de identitate pentru identificare)
- număr de telefon și adresă de e-mail valide
Pașii de autentificare în REGES cu ROeID
Pasul 1: Descarcă aplicația ROeID din magazinul de aplicații corespunzător dispozitivului tău (Google Play – Android sau App Store – iOS) și instaleaz-o.
Pasul 2: Deschide aplicația ROeID și poți începe procedura de înregistrare:
- acordă permisiunea aplicației de a accesa camera, dar și de a trimite notificări
- setează un cod PIN sau alte metode de autentificare
- selectează opțiunea „Înregistrează-te”
Pasul 3: Verificarea identității – ai nevoie de cartea de identitate, conexiune la internet și lumină suficientă în cameră. La acest pas trebuie să
- fotografiezi cartea de identitate (C.I. valabilă, emisă de România)
- realizezi un selfie în aplicație
- înregistrezi un videoclip în care miști capul în anumite direcții
- filmezi cartea de identitate
- citești cu voce tare un text scurt înregistrat de aplicație.
Pasul 4: Urmează validarea automată care poate să dureze câteva ore, până la maximum 24–48 de ore în cazuri excepționale.
Pasul 5: După confirmarea validării contului ROeID te poți autentifica în REGES Online.
Autentificarea cu semnătura electronică calificată
Pentru a te autentifica astfel ai nevoie de un certificat digital cu semnătură electronică calificată, emis de un furnizor autorizat în România. Atenție, nu toți furnizorii de certificate digitale sunt și autorizați și acceptați în relația cu ANAF. Am pregătit aici un alt articol despre cum alegi un certificat digital calificat și care sunt furnizorii autorizați.
Dacă ai deja un certificat digital calificat valabil în relația cu ANAF trebuie să parcurgi următorii pași:
Pasul 1: Într-un browser web, introdu adresa https://reges.inspectiamuncii.ro și dă click pe butonul „Registrul pentru angajatori”. În fereastra de autentificare sau creare cont nou selectează “ creare cont nou”.
Pasul 2: Completează toate datele din formular, și introdu o adresă de e-mail validă. La această adresă de e-mail vei primi un link pentru verificare.
Pasul 3: Accesează e-mailul și dă click pe link-ul primit pentru verificare. La acest pas se va deschide o fereastră în platforma REGES care afișează în stânga sus numele utilizatorului și link-ul “Activare cu semnătura digitală” (săgeata roșie dreapta sus). De aici trebuie să ai conectat stick-ul cu semnătura electronică.
Pasul 4: Completezi datele de utilizator (CNP, Nume și Prenume) și apoi click “Încarcă
document”.
Pasul 5: Aici vei încărca documentul de confirmare ANAF primit de la furnizor, bifezi check-box-ul și dai click pe “Trimite solicitare”.
Important de reținut: Indiferent de forma de autentificare în REGES Online crearea contului de către reprezentantul legal nu înseamnă automat primirea accesului la firmă. Este nevoie să soliciți accesul pentru firma la care dorești să operezi registrul.
Cum soliciți accesul în REGES ca angajator?
După crearea contului pe CNP trebuie urmat pasul suplimentar -> solicitarea accesului prin completarea CUI-ului în platformă (Registre – Cerere acces).
Atenție: Accesul în REGES Online se acordă reprezentantului legal sau împuternicitului.
Dacă ai contract cu un prestator de servicii acesta poate să acceseze registrul fie ca împuternicit, fie ca delegat.
Foarte important de reținut: După ce firma este înregistrată la ONRC și i se atribuie un CUI/CIF, ea este inclusă automat în baza de date națională care alimentează și platforma REGES Online. Din acest motiv, nu trebuie să introduci datele firmei manual în REGES, ci doar CUI-ul.
Accesul ca reprezentant legal
Așadar, pentru a solicita accesul ca reprezentant legal trebuie doar să accesezi în platformă meniul “Registre” – “Cerere acces” și să bifezi căsuța din dreptul următorului enunț: “Declar pe propria răspundere că dețin calitatea menționată anterior în raport cu entitatea la al cărei registru de salariați solicit acces, sub sancțiunea legii, conform Art. 326 din Codul Penal, privind falsul în declarații și falsul în înscrisuri.” Fiind administratorul firmei, nu este nevoie de alte documente care să ateste calitatea de reprezentant legal.
Accesul ca împuternicit
Pentru a solicita accesul ca împuternicit trebuie să accesezi în platformă meniul “Registre” – “Cerere acces”, să selectezi calitatea de împuternicit și să completezi datele tale. De asemenea, vei încărca procura notarială sau contractul de prestări servicii prin care ești împuternicit de firmă să creezi și să administrezi contul REGES Online pentru angajatorul pe care îl reprezinți.
Atenție: Ca împuternicit nu vei putea fi revocat!
Accesul ca delegat
Administratorul sau împuternicitul pot delega alte persoane care să se ocupe de modificările necesare din REGES Online. Pentru asta, reprezentantul legal/împuternicitul pot să facă o delegare către una sau mai multe persoane.
Delegații pot să fie revocați în orice moment.
Cine gestionează contul REGES și face modificările?
Responsabilitatea gestionării contului revine reprezentantului legal al angajatorului. Acesta poate să
- împuternicească pe cineva să facă modificările
- sau să delege o persoană pentru a introduce/modifica date în platformă.
Totuși, responsabilitatea totală pentru evidența salariaților îi revine reprezentantului legal, indiferent dacă are un împuternicit sau indiferent de numărul de delegați.
Reprezentant legal vs împuternicit vs delegat
Cum împuternicești pe cineva?
Pentru ca o altă persoană să aibă dreptul de a crea contul în platforma REGES Online și de a face modificări sau de a delega alte persoane, aceasta trebuie să fie împuternicită legal de către angajator.
Ce presupune această împuternicire?
Între angajator și persoana împuternicită trebuie să existe un contract de prestări servicii care include o clauză specifică prin care prestatorul are obligația de a crea contul REGES pentru angajator și de a opera modificările.
sau
Angajatorul îi face o procură notarială persoane împuternicite, care îi conferă acest drept.
Indiferent de modalitatea aleasă de a împuternici pe cineva, conținutul împuternicirii (procură notarială sau contract prestări servicii) trebuie să precizeze clar:
- datele persoanei împuternicite
- drepturile acordate (ex. completare REGES, semnături etc.)
Nu uita: Pentru împuternicit NU poți revoca accesul în REGES (cel puțin deocamdată).
Cum delegi pe cineva?
Delegarea dreptului de acces la un registru se poate face de către
- reprezentantul legal
- un angajat cu drept de delegare
- sau un prestator.
Pentru a delega o persoană trebuie să accesezi administrare utilizatori și să adaugi datele persoanei delegate.
Conform HG nr. 295/2025, angajatorii pot delega
- prin decizie scrisă, unul sau mai mulți salariați (cu contract individual de muncă) pentru gestionarea registrului.
- sau un prestator de servicii (un furnizor extern care va prelua atribuția transmiterii în REGES)
Pot avea calitatea de prestator:
- Specialiști HR (cu PFA sau SRL)
- Experți contabili sau contabili autorizați (individual sau prin firmă).
Atenție: Delegarea nu are nevoie de împuternicire notarială, dar nu oferă acces administrativ. Poți avea mai mulți delegați, dar niciunul nu va avea dreptul de a crea contul, sau de a revoca dreptul anumitor persoane.
Important: Delegatul se va putea autentifica doar cu ROeID sau semnătură electronică. Nu va fi nevoie să îi dai datele tale de conectare, ca în vechiul Revisal.
Cum se revocă accesul în REGES?
Persoana care poate revoca accesul în REGES este reprezentantul legal sau împuternicitul. Singurul drept care poate fi revocat este cel de delegat. Pentru a revoca accesul unui delegat:
- Se apasă butonul „Încetare delegare” din dreptul delegatului activ
- Se introduce data de la care delegarea nu va mai fi valabilă
Data poate fi selectată din calendar sau scrisă manual - Se apasă „Confirmă” pentru transmiterea cererii
După confirmare, delegatul nu va mai avea acces în registrul de salariați al angajatorului curent. Această acțiune este ireversibilă și va apărea în istoricul de mesaje.
Important: revizuiește periodic cine are acces și ce permisiuni are.
Ce se întâmplă cu contul REGES dacă nu mai ai angajați?
Chiar dacă încetezi toate contractele de muncă și rămâi fără angajați, atâta vreme cât firma ta este activă în continuare și contul REGES al firmei rămâne activ. Ce trebuie să știi în acest caz:
- nu mai ai obligația de a face actualizări în registru
- trebuie să păstrezi datele anterioare și să asiguri accesul la ele în caz de control
- poți oricând adăuga noi angajați.
Ce ar mai fi important de știut?
- Nu poți accesa REGES cu user/parolă clasică
- Nu se folosește Spațiul Privat Virtual (SPV)
- Oricine accesează REGES (reprezentant legal, împuternicit sau delegat) trebuie să folosească una dintre cele două metode
- Poți accesa datele salariaților oriunde, fără instalări speciale
- Transmiterea fișierelor este instantă, nu mai trebuie generat și trimis XML ca în Revisal
- Platforma este conectată la datele din SPV, ONRC și ITM, deci există mai puține erori de identificare
- Ai trasabilitate – vezi cine și ce modificări a făcut în cont.
- REGES Online este dependent de infrastructura ITM, care poate avea perioade de mentenanță sau erori tehnice.
Și nu în ultimul rând, sancțiunile REGES Online
- Lipsa înregistrării: amendă cuprinsă între 15.000 lei și 20.000 lei.
- Necorelarea datelor între Revisal și Reges Online în termenul de tranziție de 6 luni: amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
- Transmiterea cu întârziere/netransmiterea datelor contractelor de muncă: amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei – însă se va aplica pentru fiecare persoană neînregistrată în Registru.
- Netransmiterea datelor privind detașările naționale sau internaționale: amendă cuprinsă între 3.000 și 5.000 lei.
- Lipsa dosarului de personal la sediu: amendă între 3.000 și 6.000 lei.
- Neeliberarea adeverințelor care atestă activitatea salariatului, durata activității, salariul și vechimea în muncă și în specialitate: amendă de la 3.000 la 5.000 lei.
Recomandarea Bizipedia pentru antreprenori
Chiar dacă ai un contabil sau un specialist HR, este de preferat să-ți creezi contul de angajator, iar acestuia să-i faci doar delegare. În acest fel, nu vei avea probleme în cazul în care nu mai colaborezi la un moment dat cu specialistul respectiv.
Lasă un răspuns