Cheltuieli pe firmă la granița deductibilității: ce verifică ANAF și cum să le documentezi corect?

Cheltuieli pe firmă la granița deductibilității: ce verifică ANAF și cum să le documentezi corect? În activitatea unei firme, există cheltuieli perfect deductibile și cheltuieli evident personale. Între ele se află „zona gri” – așa-numitele cheltuieli de graniță pe care ANAF le verifică foarte atent. Dacă nu sunt documentate corespunzător, aceste cheltuieli pot fi considerate personale, devenind nedeductibile și chiar impozitate suplimentar. Hai să vedem ce cheltuieli sunt în zona gri?

Cheltuieli de protocol

În primul rând sunt vizate cheltuielile de protocol.

Exemple de cheltuieli de protocol vizate de ANAF

Inspectorii verifică în contabilitatea firmelor cheltuielile cu mese la restaurant, platouri, cafea premium, sticle de vin, cadouri pentru parteneri, alimente de la supermarket etc..

Care este riscul? 

Dacă cheltuielile nu au o dovadă clară a scopului de afaceri, ANAF le poate considera personale.

Cum te acoperi?

• Factură pe firmă/bon cu CUI 
• Sau bon fără CUI dar obligatoriu cu proces verbal cu data, scopul și participanții (nume, funcție, companie).
• OBLIGATORIU: Cheltuielile efectuate trebuie să respecte plafonul de 2% din profitul contabil ajustat.

Cheltuieli cu florile și decorațiunile

Exemple de cheltuieli

Buchete pentru recepție, coroane, aranjamente pentru evenimente.

Care este riscul? 

Sunt considerate personale dacă nu există legătură cu firma.

Cum te acoperi?

• Factură pe firmă/bon cu CUI 
• Sau bon fără CUI dar obligatoriu cu proces verbal cu data, scopul (exemplu: „aranjamente florale pentru sediul social / eveniment corporate”)
• Un sfat: Pozele sau materialele promoționale pot dovedi folosirea lor în scop profesional.

Alimente și băuturi din supermarket

Exemple de cheltuieli

Diverse alimente, apă, sucuri, snacksuri, fructe etc.

Care este riscul? 

Sunt percepute ca achiziții pentru consum personal.

Cum te acoperi?

• În primul rând să faci dovada că sunt cumpărate având ca destinație strict protocolul sau angajații.
• Factură pe firmă/bon cu CUI 
• Sau bon fără CUI dar obligatoriu cu proces verbal cu data, scopul (exemplu: „Produse achiziționate pentru masa de protocol la întâlnirea din data de…”.).

Îmbrăcăminte și accesorii

Exemple de cheltuieli

Costume, pantofi, rochii, bijuterii etc.

Care este riscul? 

Aproape întotdeauna considerate personale, cu excepția uniformelor sau echipamentului obligatoriu.

Cum te acoperi?

• Factură pe firmă/bon cu CUI 
• Sau bon fără CUI dar obligatoriu cu proces verbal cu data, scopul.

Cosmetice și produse de îngrijire

Exemple de cheltuieli

Creme, parfumuri, machiaj etc.

Care este riscul? 

Sunt percepute ca achiziții 100% personale. Pot fi deductibile doar dacă activitatea le cere explicit (teatru, modelling, filmări etc).

Cum te acoperi?

• Factură pe firmă/bon cu CUI 
• Sau bon fără CUI dar obligatoriu cu proces verbal cu data, scopul.

Combustibil și întreținere auto

Exemple de cheltuieli

Benzină, ulei, reparații etc.

Care este riscul? 

Dacă mașina este folosită și personal, deductibilitatea se reduce la 50%.

Cum te acoperi?

• Factură pe firmă/bon cu CUI 
• Foaie de parcurs lunară cu kilometraj, trasee și scop.
• Dacă este folosită exclusiv în business, trebuie clar în programul firmei + interdicție în regulament.

Călătorii și cazare

Exemple de cheltuieli

Bilete de avion, hoteluri, diurnă etc.

Care este riscul? 

Sunt percepute ca achiziții personale, considerate vacanțe dacă lipsesc dovezile activității profesionale.

Cum te acoperi?

• Factură pe firmă/bon cu CUI 
• Sau bon fără CUI dar obligatoriu cu proces verbal cu data, scopul 
• Sunt utile documente precum: invitație la eveniment, contract, program conferință.
• Ordine de deplasare + raport de activitate după întoarcere.

Electrocasnice și electronice

Exemple de cheltuieli

TV, frigidere, laptopuri, telefoane.

Care este riscul? 

Percepute ca achiziții pentru acasă dacă nu există dovada folosirii la sediu.

Cum te acoperi?

• Factură pe firmă/bon cu CUI + proces verbal de dare în folosință la sediu/punct de lucru.
• Poze la birou și inventariere în registrul mijloacelor fixe.

Recomandarea Bizipedia

Pentru fiecare cheltuială „suspectă”, creează un dosar de justificare:

• Factura fiscală/bon fiscal
• Document intern (proces verbal, notă explicativă).
• Dovadă fizică sau foto.
• Referință la articolul din Codul Fiscal care îi permite deductibilitatea.

La control, inspectorii apreciază ordinea și documentația completă, iar asta poate face diferența dintre deductibilitate și o notă de plată usturătoare.