Ce este sediul social și ce opțiuni ai dacă nu ai un spațiu dedicat?

Indiferent dacă înființezi un PFA sau SRL, unul dintre principalele aspecte de care trebuie să te ocupi este sediul social. Află din acest articol ce este sediul social și ce opțiuni ai dacă nu ai un spațiu dedicat.

Ce este sediul social?

Sediul social este adresa oficială a unei firme, pe care o declari la Registrul Comerțului și la ANAF. La această adresă

• vei primi corespondența oficială de la instituții (ANAF, Registrul Comerțului, ITM etc.);
• vei desfășura activitatea de conducere și administrare a firmei
• se vor desfășura eventuale controale 
• poți desfășura activitatea firmei

Important: Sediul social nu trebuie neapărat să coincidă cu locul efectiv în care îți desfășori activitatea. Poți înființa un punct de lucru (un birou, un magazin sau un atelier) în altă locație, iar sediul social să fie doar o adresă pentru corespondență și acte oficiale. Despre punctul de lucru găsești în acest articol toate informațiile esențiale.

Unde poți avea sediu social și ce opțiuni ai dacă nu ai un spațiu dedicat?

Pentru sediul social ai mai multe opțiuni pe care le voi trata în rândurile următoare:

1. Sediul social la domiciliu

Este cea mai simplă și mai frecventă variantă atât pentru PFA-uri, cât și SRL-uri. În acest caz, poți folosi apartamentul sau casa în care locuiești, în baza unui contract de comodat care se încheie între tine, ca persoană fizică și firmă. Găsești aici un model de contract de comodat pe care îl poți folosi.

Atenție:

1. Dacă desfășori activitate la sediu social ai nevoie de acordul vecinilor
2. Dacă ai sediul social în baza unui contract de comodat nu este necesar să plătești chirie 
3. Dacă nu desfășori activitate economică la sediul social, nu se modifică impozitul pe locuință. În schimb, dacă ai activitate economică în apartament (ex: primești clienți, depozitezi produse), trebuie să declari schimbarea destinației spațiului și vei avea impozite mai mari.

2. Sediu social găzduit 

O altă opțiune, de data aceasta contracost, este găzduirea sediului la biroul unui avocat sau a unei firme specializate care oferă servicii de găzduire sediu social. Astfel, poți face rost de o adresă pentru înregistrarea firmei, dar și pentru corespondență, pe baza unui contract de asistență juridică/găzduire sediu social.

De ce merită să iei în calcul această variantă?

1. În primul rând, este o soluție la îndemână dacă nu ai posibilitatea de a face contract de comodat la domiciliu, sau dacă stai în chirie în orașul în care vrei să înființezi firma. 
2. Nu implică spațiul tău personal.
3. Primești notificări când ajunge corespondență.
4. Uneori serviciile de găzduire sediu social vin la pachet cu alte servicii (contabilitate, consultanță, secretariat).

De ce nu merită?

1. Există un cost pe care trebuie să îl achiți. Costul variază, dar de regulă pornește de la 200 lei, în funcție de locație.
2. Există riscul să nu intri la timp în posesia corespondenței și să pierzi unele termene importante.

3. Spații co-working 

O altă variantă la îndemână modernă și flexibilă, preferată mai ales de de start-up-uri tech, freelanceri și consultanți este spațiul de tip co-working.

Astfel, pentru firmele care vor o imagine mai profesională sau o adresă într-o zonă centrală, birourile de tip co-working pot fi o alegere potrivită. Acestea oferă:

• adresă de sediu social
• acces ocazional la birouri de lucru
• servicii de primire corespondență
• săli de întâlnire la nevoie.

Costul diferă în funcție de nevoi, de serviciile incluse în contractul de închiriere și de perioada aleasă.

Când ai nevoie de sediu social?

Sediul social trebuie stabilit încă de la înființare, la dosarul de înregistrare la ONRC trebuie depus și contractul de comodat, închiriere sau găzduire sediu care confirmă adresa sediului social.

Important: Trebuie să fii atent la data de expirare a sediului social pentru a putea prelungi sau pentru a declara un alt sediu social. Despre durata sediului social, prelungirea lui, dar și consecințele expirării sediului social am scris un articol aici.

Ce acte îți trebuie pentru stabilirea sediului?

Indiferent de variantă, pentru a înregistra sediul social la Registrul Comerțului, vei avea nevoie de:

• act de proprietate sau contract de comodat/închiriere/găzduire (în funcție de caz)
• acordul vecinilor și al asociației, dacă e cazul
• declarație pe proprie răspundere privind desfășurarea activității
• cerere tip de înregistrare, formular ONRC

Sediul social este un element esențial pentru înființarea unei firme, dar nu trebuie să devină un obstacol. Chiar dacă nu ai un spațiu dedicat, poți alege una dintre variantele de mai sus, în funcție de buget, nevoi și specificul afacerii tale.Sfat Bizipedia: Dacă ești la început și vrei să economisești, sediul social la domiciliu sau găzduirea printr-o firmă specializată sunt cele mai simple și rapide soluții.