Ce este semnătura electronică? Tipuri, utilizări și avantaje

Digitalizarea a devenit o parte integrantă a modului în care funcționează afacerile în România. Fie că ești antreprenor la început de drum sau ai deja o firmă, semnătura electronică devine un “must have”. Din acest articol vei afla ce este semnătura electronică, câte tipuri există, unde se folosește, dar și ce valoare legală are.

Ce este semnătura electronică?

Semnătura electronică reprezintă o formă digitală a semnăturii olografe (scrisă de mână), fiind o colecție de “date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare” (Legea 455/2001 privind semnătura electronică). 

Câte tipuri de semnătură electronică există?

În România și la nivelul UE, semnătura electronică este reglementată de Regulamentul eIDAS (nr. 910/2014), care recunoaște trei tipuri de semnături electronice, fiecare cu un nivel diferit de securitate și valoare juridică:

Semnătura electronică simplă

Semnătura electronică simplă are un nivel scăzut de încredere și este lipsită de valoare legală. Poate fi utilă în aplicații interne, dar nu e suficientă pentru documente oficiale.

Semnătura electronică avansată

Semnătura electronică avansată are un nivel mediu de încredere, fiind mai sigură decât cea simplă, dar nu are valoare legală automată, ci trebuie dovedită. Conform Regulamentului eIDAS semnătura electronică avansată poate fi utilizată pentru semnarea documentelor electronice cu nivel mediu de risc (cereri de concediu, deconturi sau diverse formulare interne)

Semnătura electronică calificată

Ajungem și la cea mai avansată semnătură electronică, singura cu valoare legală echivalentă cu semnătura olografă, conform legii, și cu cel mai ridicat nivel de încredere – semnătura eletronică calificată. 

Semnătura eletronică calificată este o semnatură avansată, emisă de un prestator calificat, în baza unui certificat digital calificat, creat cu ajutorul unui dispozitiv hardware sau software (token). Certificatul digital calificat poate fi utilizat pentru semnarea documentelor cu nivel ridicat de risc, cum ar fi: 

• contractele de credit
• contractele comerciale (furnizori/clienți)
• contractele de muncă 
• mandatele de reprezentare
• contractele de mediere
• facturile fiscale
• documentele medicale 
• diverse documente în relația cu autoritățile publice.

Atenție! Doar semnătura calificată este recunoscută oficial pentru transmiterea de documente către ANAF, ONRC, ITM sau pentru semnarea actelor oficiale.

Cum și unde folosești semnătura electronică?

Semnătura electronică avansată o poți folosi doar intern, în cadrul firmei, dar nu o poți folosi în relația cu instituțiile statului.

Semnătura electronică calificată în schimb poate fi folosită pentru:

• semnarea de documente PDF (contracte, cereri, facturi)
• transmiterea declarațiilor fiscale către ANAF
• depunerea de acte la Registrul Comerțului
• participarea la licitații publice
• comunicarea oficială cu instituțiile publice
• înrolarea în SPV, e-Factura, REGES Online etc.

De ce să folosești semnătura electronică calificată?

1. Recunoaștere legală: Semnătura electronică calificată este singura cu valoare juridică echivalentă semnăturii olografe
2. Obligații legale: Pentru depunerea declarațiilor fiscale, dar și pentru transmiterea facturilor în e-Factura, sau pentru transmiterea documentelor în portalul ONRC ai obligația de a folosi o semnătură electronică calificată.
3. Siguranță: Semnătura calificată este criptată, unică și imposibil de falsificat. 
4. Eficiență: Semnezi rapid, de oriunde, fără imprimare, scanare sau curier. În plus, o poți folosi cu succes pentru înrolarea în REGES Online, dacă nu ai un cont ROeID.

Cine poate folosi semnătura electronică?

Orice persoană fizică sau juridică poate folosi o semnătură electronică, dar în business, este utilă mai ales semnătura electronică calificată care este esențială pentru:

• administratorii de firmă (pentru declarații, contracte, facturi etc.)
• contabili
• juriști
• specialiștii HR (relația cu REGES)

După cum se poate observa semnătura electronică nu mai este doar un „moft” sau un lux tehnologic, fiind mai degrabă un instrument esențial pentru orice antreprenor. Totuși, trebuie să fii atent la achiziția unui certificat digital să fie unul calificat, emis de un furnizor calificat conform Regulamentului eIDAS (nr. 910/2014). Poți citi în acest articol cum alegi un certificat digital calificat și care sunt furnizorii autorizați.