Cheltuieli personale pe firmă: cum te protejezi la un control ANAF

Cheltuieli personale pe firmă: cum te protejezi la un control ANAF? Conform unui comunicat oficial, ANAF a început să transmită mesaje clare către mediul de afaceri privind înregistrarea în contabilitate a unor cheltuieli care nu au legătură cu activitatea economică.

De la alimente cumpărate din supermarket, la haine, cosmetice sau cadouri, inspectorii verifică tot mai atent fiecare factură și bon fiscal din contabilitatea firmelor. Astfel, pentru antreprenori, acest lucru înseamnă un risc real: cheltuielile personale trecute pe firmă pot deveni nedeductibile, pot fi reîncadrate ca avantaje în natură și pot aduce impozite și contribuții suplimentare, dar și amenzi.

Când o cheltuială este considerată personală, care este linia de departajare a cheltuielilor, cum te protejezi la un eventual control ANAF și ce trebuie să faci corect? Ți-am pregătit un mic ghid pentru ca tu să poți evita eventualele probleme cu organele de control.

Ce spune comunicatul ANAF?

Conform acestui comunicat, ANAF atrage atenția firmelor cu privire la efectuarea de cheltuieli personale din banii firmei. Conformarea voluntară presupune refacerea contabilității și reîncadrarea acestor cheltuieli ca fiind nedeductibile. În caz contrar, ANAF atrage atenția privind anumite măsuri graduale:

1. prima etapă: notificări în SPV și verificare documentară
2. pentru contribuabilii cu risc fiscal ridicat (cei care nu fac rectificările solicitate în prima etapă și care continuă să înregistreze cheltuieli personale), vor fi inițiate acțiuni de control fiscal.

Ce spune legea despre deductibilitatea cheltuielilor?

Conform art. 25 din Codul Fiscal, o cheltuială este deductibilă doar dacă:

• este efectuată în scopul desfășurării activității economice
• este justificată prin documente
• are legătură directă cu veniturile impozabile (produsele/serviciile să aibă o legătură directă cu obiectul de activitate din actul constitutiv.).

Orice cheltuială care nu respectă aceste criterii devine nedeductibilă și poate genera obligații fiscale suplimentare.

De exemplu:

Dacă vinzi cosmetice, atunci cheltuielile cu mostre, prezentări, traininguri în domeniu sunt în regulă.

Dacă vinzi piese auto atunci o cremă de față trecută pe firmă sau un ceas reprezintă risc 100%.

Exemple de cheltuieli „sensibile” pentru ANAF

Pe baza controalelor din ultimii ani, inspectorii verifică atent:

• alimente și băuturi din supermarket
• haine și accesorii
• cosmetice și produse de îngrijire personală
• cadouri și flori
• cheltuieli cu deplasările (cazare, transport) fără documente justificative clare
• combustibil și întreținere auto fără foi de parcurs.

Cum vede ANAF ce cheltuieli ai, fără un eventual control?

Simplu, din datele extrase din SAF-T, e-Factura, e-TVA.

Ce riști dacă ANAF identifică astfel de achiziții pe firma ta?

• anularea deducerii TVA
• recalcularea impozitului pe profit (dacă ai o firmă plătitoare de impozit pe profit)
• reîncadrarea cheltuielilor ca venituri din alte surse pentru asociați și impozitarea acestora cu impozit 10%, dar și încadrarea lor în baza de calcul a CASS
• posibilitatea suspiciunii de sustragere de la plata impozitului pe dividende (care crește la 16% d ela 1 ianuarie 2026), și astfel, reîncadrarea ca dividende și aplicarea cotei de impozit pe dividende, plus penalizări aferente
• eventuale amenzi.

Cheltuieli personale pe firmă: cum te protejezi la un control ANAF?

Pentru a evita sancțiunile ANAF este esențial să respecți următoarele recomandări:

Cere întotdeauna factură pe firmă

Bonurile fiscale simple nu sunt suficiente (decât dacă au CUI-ul firmei înscris). La supermarket, magazine de haine sau electronice, poți solicita factură pe loc sau în câteva zile pe baza bonului.

Ce faci dacă ai doar bon fiscal?

• Dacă bonul are CUI-ul firmei, atunci nu trebuie să-ți faci griji, poate fi considerat document justificativ.
• Dacă nu are CUI, atunci poți să încerci să obții factură pe baza lui cât mai repede.
• Dacă nu mai este posibil atunci este necesar să îl documentezi printr-un proces verbal de justificare și să îl tratezi cu prudență (risc fiscal mai mare).

Documentează scopul achiziției

Pentru a evita reîncadrarea cheltuielilor este necesar să dovedești că deși par cheltuieli pentru uz personal, au fost efectuate în scopul activității firmei. Pentru asta, adaugă note explicative sau procese verbale care descriu legătura cu activitatea firmei.

De exemplu:

• Produse alimentare pentru protocol cu clientul X, conform art. 25 CF
• Ținută utilizată ca recuzită în campania publicitară client Y
• Cosmetice utilizate pentru modelele folosite în realizarea unei campanii d emarketing pentru clientul Z
• Produse alimentare pentru masa oferită angajaților
• Transport asigurat pentru întâlnirea cu un potențial client 
• Aranjamente florale pentru recepția sediului – îmbunătățirea imaginii firmei la întâlniri cu clienții
• Tot pentru alimente cumpărate din supermarket: produse pentru masa de protocol cu partenerii

Desigur, documentarea presupune un proces verbal detaliat. Lasă un email la [email protected] pentru modele de documente necesare pentru justificarea achizițiilor.

Păstrează dovezi foto/video

Este important să păstrezi documentele justificative, dar pentru anumite domenii (de exemplu: publicitate, marketing, evenimente), pozele și filmările cu produsul folosit în proiect sunt o dovadă puternică.

Respectă plafoanele fiscale

• Protocol: deductibil în limita a 2% din profitul contabil ajustat.
• Combustibil și întreținere auto: deductibile 50% dacă mașina este folosită și personal.
• Cadouri pentru angajați: deductibile doar în anumite limite și cu regim fiscal special. 

Evită plățile „personale” prin firmă

Dacă ai nevoie de ceva pentru tine (haine, cosmetice, mâncare pentru acasă) este de preferat să retragi bani din firmă (ca dividende, avans spre decontare, împrumut) și să cumperi pe persoană fizică. Astfel, nu rămâne în contabilitate o factură care nu poate fi justificată.

Unelte utile pentru a fi „beton” la control ANAF

• Registru Recuzită – evidențiază toate produsele folosite în campanii, evenimente sau ca protocol.
• Procese verbale de achiziție – atașate toate facturile/bonurile aferente achizițiilor.
• Dosare pe campanii – cu contract, brief, materiale vizuale și documente justificative.

Dacă ești antreprenor, cheia succesului unei afaceri în relația cu ANAF constă în transparență și documentație. Nu există „trucuri” prin care să transformi o cheltuială personală într-una deductibilă, dar există proceduri clare prin care să dovedești că o achiziție are legătură directă cu activitatea firmei.

Concret, fiecare factură/bon trebuie să poată răspunde la întrebarea: „Cum ajută această cheltuială ca firma să producă venit?”. Cu puțină disciplină în gestionarea documentelor și cu un minim de proceduri interne, controalele ANAF devin mai simple, iar riscurile fiscale scad considerabil.

Nu rata resursele oferite de Bizipedia:

• Model Registru Recuzită
• Model Proces verbal pentru bonuri fiscale
• Ghid complet pentru deductibilitatea cheltuielilor